公司会聚以上三个突出特点, 形成强大的服务学术交流会议的能力。公司可以在以下六个方面对国际会议提供全方位的服务。

咨询服务

  • 可为会议主办单位提供各种咨询服务,如制定国际会 议的工作程序,确定合适的时间节点,以保证会议能 够按照最合理的程序,按部就班进行筹备。
  • 编制会议财务预算,并根据不断变化的情况适时进行 有效的财务管理,成本控制,最终保证所服务的国际会议,都能够按照财政部的 要求做到收支平衡,略有盈余。
  • 公司与我国许多城市的会议中心和会议型酒店长期合作,软硬配合,能为国际会 议选择最适合的会议场所和配套饭店,并争取得到最优惠的价格和最良好的硬件 服务。

网络服务

  • 凡委托公司举办的国际会议, 公司都会尽快为其申请会议域名以及服务器空间, 并完成域名及空间的备案工作。
  • 公司能够尽快设计和制作会议网站, 负责提供网站上的各种与会议有关的信息, 并随着会议筹备的进程不断增添新的内容, 适时更新。
  • 公司的工作人员用十几年的时间, 积累了大量开发和使用在线会议管理系统的经验。 本次又投资数百万, 开发了一套全新的在线学术会议管理系统。该系统可以接收摘要和论文; 能够在线评审论文和发放论文录取通知书; 编辑会议最终日程。该系统 还能完成在线注册, 并为国外代表自动生成商务签证表单; 代表可以预订住房、旅游及其他相关资源并在线支付各项费用。在线系统在PC机(Windows + Mac + Linux)和移动终端(iOS + Android)都可使用, 极大地方便了代表参加国际会议, 同时主办单位还可以方便的查阅在线数据库的各种数据, 随时了解会议的进展情况。目前1.0版已经在使用; 2.0版将在6 月份上线使用, 增加了移动终端和第三方支付等功能。

财务服务

  • 凡委托公司举办的国际会议, 自签订合同之日起, 会议筹备经费均可由公司垫支。
  • 可在会前和会议期间, 用信用卡和银行汇款两种方法向国内外代表收取注册费、住房预订金和旅游费用等参会费用。
  • 公司有可靠的在线支付系统, 代表可在线支付各种费用。公司可为国内会议代表提供正规的发票。
  • 公司还可以向已支付了注册费但又不能参加会议的国外代表办理退款手续。
  • 公司可以协助办理外汇支出, 如给国际组织支付部分会议结余款、为国外邀请报 告人支付国际旅费和在国外印刷论文的出版费等。
  • 公司可在国家允许的政策范围内支付报告费、劳务费等其它有关费用。
  • 公司系统中可配置收款方账户信息的第三方支付功能, 满足部分主办单位需要将 会议收入打入自己账号的需求。

会务服务

  • 编制会议的征文通知、注册通知、程序手册和参会指南等各种会议文件。
  • 在会议筹备过程中及时回答代表提出的各种问题, 并在数据库中记录相关的信息。
  • 虽然公司目前仅有几名员工, 但公司有庞大的志愿者, 他们参加过数十个国际会 议的注册工作, 具有丰富的现场处理问题的经验, 可以圆满地解决现场注册时出 现的各种问题。
  • 公司长期与资源供应方合作, 能方便安排会议代表的住宿和餐饮; 安排会议交通的 组织工作, 保证会议的各种用车, 并能得到适当的优惠价格。
  • 公司可协助会议主办单位安排国际会议的开幕式、招待会、文艺演出、闭幕宴会等 大型社会活动。
  • 公司可负责会议的安全保卫工作, 在公安系统办理大型活动的审批手续, 以及现场 协助安保部门做好国际会议的安保工作; 协助安保人员解决会议突发事件。

展览服务

  • 公司熟悉举办国际会议举办附设展览的程序和政策, 有承办展览的经验和实力。
  • 公司可设计和制作招展通知、会刊及其它有关文件和 票证。
  • 可为国外参展公司的大型展品办理运输手续。
  • 可为国外参展公司的境外展品办理海关的报关手续。
  • 为展览办理消防和安全手续, 负责解决展览现场的安保和消防工作。
  • 为展览提供装修服务, 包括搭建展台, 制作眉板及安装电源等。
  • 公司可为会议附设展览做好现场管理和各种善后工作。

旅游服务

  • 安排并实施会议期间陪同人员的活动。
  • 安排并实施会前和会后专业参观和观光旅游等活动。
  • 公司有长期合作的机票代理机构, 可以为特邀代表购买来华机票, 获得优惠价格。